Booking

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Dieser Text stammt von Susanne Krell, Beraterin für Künstler und Firmen im Bereich Social Media

Wie man als Künstler Geld verdient und sich gleichzeitig eine treue Fangemeinde aufbaut:

Wie wir alle wissen ist es schwer mit Musik Geld zu verdienen. Erfolgreich sind Künstler, die eine treue Fangemeinde haben und es verstehen, diese Fans immer wieder und über die Musik hinaus zu begeistern. Wie macht man das? Wie kann man Zuhörer dauerhaft für sich gewinnen, in einem Markt der keinen Regeln mehr folgt und der für die Massenmedien, wie Radio und TV, immer unbedeutender wird?

Einen Künstler live in Action erleben, gemeinsam mit anderen Fans tanzen und singen, bis der Schweiß von der Decke tropft und dann noch ein Bild mit der Band machen, das man an Ort und Stelle über Facebook oder Twitter mit seinen Freunden teilen möchte…. So werden aus Konzertbesuchern Fans! Wie kommt man also dazu Erlebnisse für Fans zu kreieren? Indem man viele, viele Gigs spielt. Und gebucht wird man nur, wenn man einem Veranstalter möglichst viele zahlende Gäste in seine Location locken kann. Der erste Schritt zum Liveauftritt ist also, eine Nachfrage zu generieren.

Letztendlich dreht sich alles um den Fan. Das A & O für jede Newcomer-Band ist, den Kontakt mit ihrer Fanbase regelmäßig und breitgestreut über viele Kanäle, z.B. Online, Radio, Livegigs etc. zu pflegen. Glücklicherweise könnt Ihr die Zügel selbst in die Hand nehmen und mit Hilfe der vielen Social Media Plattformen regelmäßig mit Euren Fans direkt in Kontakt treten und ihnen so einen echten Mehrwert über die Musik hinaus bieten.

Wie macht man das mit den Bookings?

Der erste Gedanke oder auch Wunsch ist immer, bei einer Bookingagentur gesignt zu werden. Bookingagenturen leben davon, Künstler an Veranstalter zu vermitteln und nehmen dafür eine Provision von 10-20%. Das Geschäft lohnt sich für die Agentur also erst, wenn ordentliche Provisionen verdient werden können bzw. der Künstler oft genug und zu möglichst hohen Gagen verbucht werden kann. Am Anfang einer Künstlerkarriere sind die Gagen jedoch klein und im Vergleich dazu der Aufwand eine Show zu buchen relativ groß. Eine Agentur muss zunächst einmal Zeit und Geld investieren. Demnach ist es für junge Bands relativ schwer eine Bookingagentur für sich zu begeistern. Zeigt eine Agentur dennoch Interesse, sollte sie auf Herz und Nieren geprüft werden. Wichtige Fragen sind: Wie viele Künstler stehen auf dem Roster (unter Vertag genommene Künstler) der Agentur? Sind ähnliche Bands bei der Agentur gesignt und werden diese erfolgreich und häufig verbucht?

Wie viele Künstler werden von meinem Agenten betreut? Hat die Agentur Zeit meine Band aufzubauen oder ist absehbar, dass andere Künstler Vorrang haben? Welchen Deal bietet mir die Agentur a,. muss ich mich exklusiv verpflichten und für wie lange? Welche Gageneinnahmen werden mir versprochen? Hat die Agentur einen guten Ruf? Können alle Fragen positiv beantwortet werden, steht einer Zusammenarbeit nichts mehr im Wege.

Alternativ kann man das Thema Booking auch selbst in die Hand nehmen. Es macht langfristig Sinn eigene Kontakte zu Veranstaltern aufzubauen und zu pflegen, denn mit ihnen verdient man als Künstler sein Geld. Eine sauber geführte Veranstalterdatenbank und guter Kontakt mit den Veranstaltern, sind eine gute Basis für die Unabhängigkeit einer Band. Trotz allem darf der mit Bookings verbundene Arbeitsaufwand nicht unterschätzt werden. Wichtig bei der Umsetzung ist die richtige Methode. Der Booking-Prozess an sich ist sehr kleinteilig und beginnt damit, mögliche Veranstalter zu recherchieren, einen Deal abzuschließen und endet mit einem erfolgreich abgeschlossenen Auftritt, für den man auch bezahlt wird. Diese Arbeit ist aufwendig und erfordert Gründlichkeit, lohnt sich aber in jedem Fall.

Recherche / Kunden finden – Wo können wir überhaupt spielen?
Der erste Schritt ist herauszufinden, wo ähnliche Bands auftreten, welche Veranstalter hinter den Gigs stehen und wie hoch die bezahlten Gagen sind. So verschafft man sich einen guten Überblick über die Marktsituation und hat eine Grundlage für die weitere Tourplanung.

Eine ideale Ausgangssituation ist, wenn man mit einer bereits bekannten Band auf Tour gehen kann. Meist werden solche Gigs nicht oder nur kostendeckend vergütet, dafür bekommt man die Chance vor einem großen Publikum zu spielen und seine Fanbase schnell zu vergrößern. Besonders interessant sind Festivals wegen ihrer großen Reichweite. Hier lohnt es sich Google zu Rate zu ziehen und sich selbst einen Festivalkalender mit den jeweiligen Kontaktdaten der Veranstalter zusammenzustellen. Die Festivalsaison beginnt im April/Mai und  endet im September. Die meisten Großveranstalter beginnen bereits am Jahresende mit dem Booking für das folgende Jahr. Es ist also wichtig frühzeitig Kontakt mit den Veranstaltern aufzunehmen. Bei einigen Festivals gibt es ein spezielles Bewerbungsverfahren für Newcomer.
Eine weitere Quelle für Auftritte ist „Sonicbids“. Bei dieser Plattform können sich Bands kostenpflichtig anmelden und für Auftritte bewerben. In jedem Fall gelingt es nicht ohne viel Eigenengagement und Recherchearbeit an Veranstalterkontakte heranzukommen.

Die Five P‘s – Proper, Preperation, Prevents, Poor, Performance
Hat man die Kontaktdaten der Veranstalter recherchiert, kann es losgehen. Um sich seriös vorzustellen braucht man ein gut zusammengestelltes und möglichst multimediales Presskit.

Neben guten Bildern und einer professionell geschriebenen Biographie gehören Links zur Musik (entweder zum Download oder Streaming) und Videos von Livauftritten sowie die Statistik zu den geführten Social Media Profilen zum Presskit. Besonders professionell wirkt, wenn man ein EPK (elektronic presskit) vorzeigen kann. In diesem kurzen Video wird die Band samt Mitgliedern kurz vorgestellt, eventuell ein Blick hinter die Kulissen gewährt und neben Livemitschnitten die kommenden Projekte beschrieben.

Außerdem sollte man sich vor der Kontaktaufnahme Gedanken über die Formalitäten des Bookings machen. Dazu gehören:

  • Wann stehe ich für Auftritte zur Verfügung?
  • Wie lange dauert mein Auftritt, bzw. was kann der Veranstalter von meinem Auftritt erwarten?
  • Wie sind meine Gagenvorstellungen?
  • Wie reise ich an und was kostet das? Kassiere ich eine Pauschale oder bucht der Veranstalter meine Reise?
  • Stellt der Veranstalter mir Essen oder kassiere ich eine Pauschale, das so genannte Perdiem pro Person/Tag ab?
  • Unterkunft: Muss ich am Veranstaltungsort übernachten und wie viele Zimmer benötigt meine Band?
  • Travel Party: Mit wie vielen Personen reise ich an?
  • Technical/ Catering Rider: Welche technischen Anforderungen hat meine Band?
  • Zahlungsmodalitäten: Verlange ich Vorkasse und wann müssen Zahlungen erfolgen

Wenn man sich über alle Details klargeworden ist, kann es losgehen. Mit eMails allein kommt man nicht weit. Veranstalter müssen in jedem Fall angerufen werden. Sobald ein Deal abgeschlossen ist, d.h. man ist sich mit dem Veranstalter über die oben genannten Punkte einig geworden, beginnt der verwaltungsintensive Teil des Bookingprozesses.

Vom Deal bis zum Auftritt

Wie schon erwähnt: der Bookingprozeß ist sehr kleinteilig. Ist ein Deal erst einmal abgeschlossen, gilt es den Überblick nicht zu verlieren. Eine große Hilfe sind Checklisten, die die Eckdaten des Bookings festhalten. Jede Abmachung sollte schriftlich und am besten in einem Vertrag zwischen Band und Veranstalter festgehalten werden. Sobald der Vertrag vom Veranstalter unterschrieben zurückkommt, kann man den Termin als gebucht im Bandkalender vermerken. Etablierte Bands garantieren einen Termin erst mir der eingetroffenen Vorkassenzahlung. Diese Vorgehensweise ist in jedem Fall zu empfehlen, lässt sich aber bei Newcomerbands nicht immer durchsetzen. Einen Versuch ist es aber wert. Im nächsten Schritt geht es an die Reiseplanung. Je früher man Flüge, Züge, Autos oder Hotels buchen kann, desto günstiger wird es. Übernimmt der Veranstalter die Reiseplanung, ist es wichtig, rechtzeitig VOR der Abreise zu prüfen ob, wie vereinbart, alles bezahlt und gebucht wurde. Diese kleinen Details sind meist gute Indikatoren dafür, wie der Rest des Bookings verlaufen wird. Ist ein Veranstalter schlecht zu erreichen, bleiben Vorkassenzahlungen aus, wird der Veranstaltungs-Flyer nicht zur Freigabe vorgelegt, wird der Event nicht richtig beworben, sind die Hotelbuchungen nicht bestätigt oder liegen die Reisedaten kurz vor dem Tag des Auftrittes nicht vor, ist Vorsicht geboten! In keinem Fall sollte die Band auftreten, ohne dass alle Rechnungen beglichen worden sind. Gelder im Nachhinein einzutreiben ist mühselig und meist erfolglos.

Im Vorfeld der Veranstaltungen gilt es, Gigs ordentlich zu promoten. Dabei ist es die Aufgabe der Band ihre Fanbase zu aktivieren und den Veranstalter dabei zu unterstützen, das Konzert auszuverkaufen. Mit Gewinnspielen, Autogrammstunden vor Ort oder sogar Interviewterminen mit dem lokalen Radiosender, dem Stadtmagazin oder der Schülerzeitung, habt Ihr als Band Tools in der Hand ihre Bekanntheit zu steigern und den Kontakt mit Fans und Medien zu intensivieren. Genau wie für den Bookingprozess an sich ist auch hier der Aufwand zu Anfang relativ hoch. Die Arbeit zahlt sich langfristig aber auf jeden Fall aus.

Nach dem Gig ist vor dem Gig

Während dem Gig wurden unzählige Fotos geschossen, ihr habt eventuell auch ein Video gedreht, T-Shirts, Poster und CD‘s verkauft? Dann ist es jetzt an der Zeit das gesammelte Material zu verwerten und möglichst breit über alle zur Verfügung stehenden Kanäle zu streuen.

Das hilft nicht nur dabei Fans zu binden, sondern auch interessanter für neue Veranstalter zu werden. Das beste Verkaufsargument ist ein feierndes Publikum in Aktion zu sehen. Oft reicht das schon aus, um einen Veranstalter für sich zu gewinnen.


Autorin: Susanne Krell

Nach dem Abschluss ihres BWL Studiums wurde sie bei Heavy Rotation, einer Booking Agentur für US-HipHop Künstler, als Booking Agentin angestellt. 2006 wurde das New Yorker Office der Agentur eröffnet, in dem sie als Geschäftsführerin tätig war. Seit 2009 arbeitet Susanne Krell selbständig und berät Künstler sowie Firmen in Sachen Strategische Planung und Social Media.

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